SENIOR ADMINISTRATIVE SPECIALIST H/F

Rattaché(e) au Responsable du service, vous assurez la gestion du service:

• Orchestrer les activités d’engagement des parties prenantes, y compris les réunions stratégiques, les ateliers pour cadres, séminaires de formation et événements interinstitutionnels dans le domaine de la sécurité et de la continuité des activités;

• Coordonner la planification de la direction et maintenir des référentiels complets de contacts d’unités

• Coordonner les communications avec les parties prenantes internes et externes, y compris les organismes de réglementation et interinstitutionnels réseaux dans le domaine de la sécurité et de la continuité des activités;

• Diriger des initiatives de surveillance périodique et élaborer des cadres de rapport complets pour la sécurité activités et documentation interne avec tableaux de bord Excel, workflows ARES et document systèmes de gestion ;

• Support pour préparer la documentation et les processus de gestion des contrats pour l’approvisionnement lié à la sécurité et les relations avec les fournisseurs avec les tableaux de bord Excel, les flux de travail ARES et les systèmes de gestion de documents;

• Gérer les plateformes de collaboration numérique, y compris l’administration du site SharePoint, l’espace de travail Teams

• Configurer et établir des protocoles de communication pour les équipes interfonctionnelles ;

• Préparer des briefings pour la direction, des rapports stratégiques, des procès-verbaux de réunion, des présentations aux parties prenantes et des réunions formelles ;

• Gérer les processus financiers et la coordination de l’approvisionnement pour les contrats liés à la sécurité et le fournisseur relations utilisant le suivi budgétaire sur Excel;

• Concevoir et exécuter des programmes de sensibilisation à la sécurité aborder le risque humain.